Un acte établi dans un État ne peut produire d’effets dans un autre État sans l’accomplissement de formalités de légalisation.
Afin de pouvoir être légalisé, un acte ou document doit être conforme, c’est-à-dire comporter une adresse complète en France et être revêtu de la signature d’une autorité publique française.
- Une dispense de formalités due à la conclusion d’accords bilatéraux
En matière commerciale, afin de procéder à l’authentification d’un document public français à destination d’un pays étranger, la procédure d’authentification variera en fonction du pays destinataire du document :
-S’il s’agit d’un pays de l’Union européenne, la plupart des documents y sont acceptés sans qu’aucune formalité d’authentification ne soit requise ;
– S’agissant des autres pays, il conviendra de vérifier si la France et le pays destinataire du document ont conclu un accord bilatéral. Dans ce cas de figure, cet accord vous dispensera de toute procédure de légalisation des documents, qui conservent leur valeur officielle au sein du pays destinataire.
À défaut de conclusion d’accords bilatéraux étatiques, deux moyens vous permettront de procéder à la certification de l’origine et de la signature d’un acte ou d’un document : la légalisation ou l’apostille.
- La légalisation, une procédure de certification d’authentification classique
La légalisation est la procédure de certification matérielle d’une signature, permettant de produire un acte à l’étranger, que ce dernier soit public ou sous seing privé.
Cette procédure administrative permet d’apporter la preuve dans un pays étranger de l’authenticité d’un document ou d’un acte établi conformément aux règles de droit interne.
Une légalisation pourra vous être demandée notamment à l’occasion de la création d’une filiale à l’étranger, dans le cadre d’un dépôt de marque ou de brevet, etc.
- Quelles démarches ?
Il conviendra de faire légaliser le document par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, puis à le surlégaliser par le représentant diplomatique ou consulaire en France du pays destinataire du document.
Afin qu’il soit admis aux formalités afférentes à la légalisation, l’acte présenté devra être revêtu de la signature manuscrite et originale, du nom et de la qualité du signataire ainsi que du cachet de l’administration.
Par ailleurs, une autre démarche simplifiée vous permet également de procéder à la certification matérielle d’une signature afin de produire un acte ou un document à l’étranger : l’apostille.
- L’apostille, une démarche administrative simplifiée
L’apostille constitue une seconde option, plus rapide que la précédente, vous permettant de procéder à la certification matérielle de la signature d’un acte ou d’un document afin de le produire à l’étranger.
Cette procédure de légalisation simplifiée est régie par la Convention de la Haye du 5 octobre 1961, et se substitue à la légalisation lorsque deux Etats sont signataires de cette convention. Cette procédure est simplifiée en ce qu’elle ne nécessite pas une double formalité, à la fois auprès des autorités françaises dans un premier temps, puis auprès des autorités de l’Etat sur le territoire duquel l’acte doit produire ses effets dans un second temps. L’apposition de l’apostille par l’autorité compétente de l’Etat d’où émane le document suffit.
La procédure d’apostille est réalisée par la Cour d’Appel dont le signataire de l’acte relève.
Si vous avez des questions relatives aux procédures de légalisation, n’hésitez pas à me contacter.
